Het Mgr. Frencken College signaleert het ziekteverzuim aan de hand van vastgestelde criteria: 6 of meer schooldagen achter elkaar ziek of 4 of meer ziekmeldingen in een periode van 12 weken. De ouders van de leerlingen die aan bovenstaande criteria voldoen ontvangen een schriftelijk bericht, de verzuimstatus van het kind wordt hieraan toegevoegd. Hierna volgt op korte termijn een uitnodiging voor de betreffende ouder om samen met het kind naar de GGD West-Brabant te komen voor een consult bij de jeugdarts. De ‘bewijslast’ van de ziekmelding ligt immers bij de ouders. Indien de oorzaak van de structurele afwezigheid eerder voldoende aangetoond wordt en logisch verklaarbaar is, kan de melding eventueel achterwege blijven.
Wat doet de jeugdarts? De jeugdarts heeft een beroepsgeheim, het gesprek tussen de leerling, de ouders en de jeugdarts is dus vertrouwelijk. De jeugdarts bespreekt de klachten en oorzaken van het ziekteverzuim. Daarna stelt hij/zij het advies op aan de school en doet in deze een uitspraak over de consequenties van de ziekte of de klachten voor het volgen van het lesprogramma. Indien nodig adviseert de jeugdarts aan de ouders en de school hoe zij hiermee het beste om kunnen gaan. In verband met het medische beroepsgeheim zal inhoudelijke informatie slechts na toestemming van de ouder en/of de leerling worden teruggekoppeld aan de school.
De leerplichtambtenaar is verantwoordelijk voor het handhaven van de leerplicht en het toezicht houden op schoolverzuim. Wanneer ouders een uitnodiging ontvangen voor een consult bij de jeugdarts krijgt de leerplichtambtenaar hiervan een kopie. Daarnaast ontvangt hij/zij ook een afschrift van het advies over de mogelijkheid van deelname aan het lesprogramma, dat de jeugdarts aan de school geeft. Als ouders/leerling niet meewerken kan de school het geven van de lesvrijstelling weigeren en het ‘geoorloofde’ ziekteverzuim omzetten in ‘(mogelijk) ongeoorloofd verzuim’ en de leerplichtambtenaar inschakelen.